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财务业务知识宣传手册

 
  2018-09-29
 
 
 

 

一、一般业务问题的说明(含科研业务)

1.优化服务审批程序后,财务业务签批有哪些新规定?

各类经费坚持“谁使用、谁审批、谁负责”的总原则。资金使用部门负责人及项目负责人是财务业务签批的第一责任人,对所签批财务业务的真实性、合法性、合理性、相关性承担直接责任,杜绝虚拟和粉饰经济业务,以及变相套取资金的情况发生。

简言之,今后1万元以下的预算、后勤、基建业务,5万元以下的科研业务,均由部门及项目负责人全权签批,不再需要计划财务处处长及分管财务校领导签批。计划财务处处长、科技管理处处长、各分管校领导及校长的签批额度均相应上调。具体规定如下:

(1)预算经费。对于1万元以下的预算业务,由单位(部门)主管财务领导签批;需要职能部门审核的,由其相关科室负责人审批。对于1(含)-5万元的上述业务,须经计财处分管副处长签批;对于5(含)-10万元的上述业务,须经计财处处长签批;对于10(含)-50万元的上述业务,须经计财处处长、分管财务校领导、分管校领导签批;对于50万元(含)以上的上述业务,还须经校长签批,大额资金使用按照学校“三重一大”事项决策实施细则执行。

(2)科研经费。对于5万元以下的科研业务,由项目负责人签批;对于5(含)-20万元的上述业务,须经学院院长或院长授权的科研副院长(平台、中心领导)签批;对于20(含)-50万元的上述业务,须经学院院长或院长授权的科研副院长(平台、中心领导)、科技管理处处长、计划财务处处长签批;对于50万元(含)以上的上述业务,还须经分管财务校领导、分管科研校领导签批。

(3)后勤经费。对于1万元以下的后勤业务,由单位(部门)主管财务领导签批。对于1(含)-10万元的上述业务,须经计财处处长签批;对于10(含)-50万元的上述业务,须经计财处处长、分管财务校领导、分管后勤校领导签批;对于50万元(含)以上的上述业务,还须经校长签批,大额资金使用按照学校“三重一大”事项决策实施细则执行。

(4)基建经费。对于1(含)-10万元的上述业务,须经计划财务处处长签批;对于10(含)-50万元的上述业务,须经计划财务处处长、分管财务校领导、分管基建校领导签批;对于50万元(含)以上的上述业务,还须经校长签批,大额资金使用按照学校“三重一大”事项决策实施细则执行。

对于事先已借款,事后报销时超支1万元(含)以上的各类业务,亦按照上述借款审批权限执行。

另外,研究生经费、大学生创新创业项目经费等,继续实行指导教师负责制,无需部门领导签批。

2.哪些特殊业务需要零起点签批?

新规定中存在一些例外情况,即预算业务中的“三公经费”、劳务费、补助费、出租车费、跨期票据(一般为一年以上)、白条票据、捐赠支出等特殊业务需部门及项目负责人签批后,由计划财务处处长零起点签批;科研业务中的燃料动力费、科研协作费、科研绩效支出等特殊业务需项目负责人签批后,由科技管理处及计划财务处处长零起点签批;副教授职称及以下人员乘坐飞机需部门及项目负责人签批后,由分管财务校领导签批。

上述零起点签批的特殊业务中,出租车费应在发票上注明乘坐出租车的时间、人员、事件、始发地、目的地等信息。跨期票据中,对票据合法性的审核按照现行规定执行。涉及白条票据的,仅限于为满足实习、实验等教学活动的需要,必须从农户手中购买的基础农副产品。业务发生时应索取收款人身份证复印件,在收条上注明农副产品名称、价格、收款人姓名、银行账号、开户行等信息,还需收款人签字、按手印进行确认。

3.物资采购程序和要求主要有哪些?

(1)对于1-5万元(下限含本数,上限不含;下同)的采购项目,由项目单位或职能部门履行集体询价程序,其中,科研类由项目单位或项目组履行集体询价程序;要求询价对象不少于3家(除单一来源采购外)、参与询价人员不少于3人(正式职工),需填写《吉林农业大学采购项目询价记录》。

(2)对于5-20万元的采购项目,经立项审计后,由国有资产管理处组织招标,并由项目单位或职能部门与中标人签订加盖学校合同专用章的正式合同。

(3)对于20万元以上(含)的采购合同,经立项审计后,由国有资产管理处组织履行政府采购程序。

4.需要按工程项目办理审计程序的业务范围是什么?

列入学校年度计划单项工程在5万元(后勤保障处单项工程3万元)以上的新建、改建、扩建的国家投资、自筹资金、利用外资以及其它投资的工程项目,按照《吉林农业大学工程项目审计暂行办法》办理相关审计程序。

5.部门及项目负责人签批财务业务时需要标明经费出处么?

需要。各部门及项目负责人应在签批财务业务时,需标明经费支出的具体项目编号或名称。

6.符合财务规定的票据都有哪些?

(1)税务局统一监制的增值税发票(发票联)。

(2)税务局统一监制的卷式发票。

(3)税务局统一监制的定额发票。

(4)税务局统一监制的增值税电子发票。

(5)财政部门监制的非税收入票据。

(6)财政部门监制的大专院校票据。

(7)吉林农业大学往来结算专用凭证。

(8)其他符合规定的票据。

7.签批发票时应该把握哪些关键问题?

开具增值税普通发票,必须在左上角“购买方”栏中填写名称(吉林农业大学)和统一社会信用代码(122200004127535785),只填写名称的发票一律不予报销。地址、电话、开户行及账号等信息,原则上对索取增值税普通发票的单位不做硬性要求,故一般无需填写。

发票内容应按照实际销售情况如实开具,在“购买货物或应税劳务、服务名称栏”填写具体内容,“规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额”等栏次应填列基本齐全。如购买货物等名称及种类较多,在一张发票上的填列不下的,应附销售方通过税控系统打印的明细清单并加盖与发票相同的印章方可报销。随意改变货物内容,自制明细单据并加盖销售方印章的一律不予报销。

涉及电子发票的,需提供发票纸质版,并书面承诺只报销一次。涉及定额发票的,单张或总面额达到50元(含)以上时,需登录查询发票真伪的网站,输入发票代码、发票号码、发票密码等信息进行查询,并将查询结果打印,做为证明材料。

8.购买商品涉及固定资产的,如何办理固定资产登记手续?

(1)购买使用期限超过一年的资产,且单价超过1000元(含)的,应当到国有资产管理处登记固定资产卡片(白色)。   

(2)单价超过500元(含)未达到1000元的,应当到国有资产管理处登记固定资产卡片(蓝色)。

登记完固定资产卡片后,方可到计划财务处报销。

9.差旅费、会议费、培训费签批时应注意哪些问题?

审批差旅费业务时,应遵照“一事一批”的原则,不可将一次出差业务进行分割,也不允许将多次出差业务合并。每次公务出差报销时,事先应签批差旅费审批单,事后应签批差旅费报销单。出差参加会议或培训的,还应后附会议或培训通知。

原则上差旅费发票都必须使用公务卡支付,报销时需持公务卡划款小票。因客观原因,确实不具备划卡条件的,在情况发生时需经部门及项目负责人同意,报销时需附上由提供服务方出具的情况说明,写清不能划公务卡的客观理由。

公务出差人员所乘坐交通工具和住宿标准应该与教职工职位职称相匹配。校级领导、正教授级人员可乘坐飞机,乘坐火车可以选择一等座或软卧;副教授职称及以下人员如需要乘坐飞机需另行签批,乘坐火车可以选择二等座或硬卧。各类人员各地最低住宿标准按照《关于调整吉林省省直机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》(吉财党群〔2015〕904号)执行。

公务出差人员往返路程当中每人每天发放180元补助,含100元伙食补助和80元交通补助。会议及培训期间原则上不发放任何补助,除非会议及培训通知中注明食宿自理,并且确实自费用餐,可以每人每天发放100元伙食补助。会议及培训组织方统一安排行程,并且不发生自费交通费的,不报销80元交通补助。出差开展调研、宣传、走访等活动,不参加会议或培训的,可给予全程每人每天180元补助。出差期间超过15天的,每人每天发放30元补助。在长春市内出差的,不给予任何补助。

部分差旅费票据无法取得,因故丢失,或由接待方承担部分差旅费用的,在情况发生时需经部门及项目负责人同意,报销时需提供情况说明和佐证材料,可按规定报销剩余部分差旅费和补助。其中,由接待方承担部分差旅费用的,还需提供接待方费用凭证复印件(不予报销)做为佐证材料。

差旅活动应按照中央八项规定相关要求,遵守厉行节约原则,不得无故在外地逗留或擅自改变公出行程,杜绝变相旅游、公私兼顾的情况发生;如发生上述违规情况,一律不予报销。

10.租赁汽车用于公务活动的应如何报销?

租赁汽车用于公务活动的,除提供租车发票外,还应附上汽车租赁合同,详细注明车辆租赁时间、地点、事件、行程、单价、里程等内容。手续齐全的,可按规定报销伙食补助,交通补助不予报销。

11.学校承办会议的费用应如何报销?

学校或科研课题项目组承办各类会议的,应按照“四类”会议标准执行。参会人员每人每天的费用上限为300元,其中住宿费150元、伙食费100元、其他费用50元。

报销时需提供会议费发票、参会人员签到表、会议纪要、会议通知、会议预算等,其中不得包含专家咨询费、礼品费、招待费和旅游费等开支。

12.版面费发票签批时应注意哪些问题?

版面费报销时,应该从具备发表文章资质的出版机构取得正规发票。如果发票显示收款单位和收录文章的出版机构名称不一致的,需对方提供情况说明,证明其代理或隶属关系,方可报销。

13.各学院实验、实习、基地建设及维护、大学生创新创业项目、教学质量工程等经费的业务办理需要什么手续?

各学院实验、实习、基地建设及维护、大学生创新创业项目经费,需教务处实践教学管理科审批。教学质量工程经费,需教务处教学建设与质量管理科审批。

实验经费需提供本科实验教学材料购买申请表,实习经费需提供实习计划表。

14.研究生经费业务办理应注意哪些问题?

办理此类业务时,需提供研究生业务经费支出簿,并按照实际发生的业务开具正规发票。指导教师对研究生经费涉及财务业务的真实性、合法性、合理性、相关性承担直接责任,杜绝虚拟和粉饰经济业务,以及变相套取资金的情况发生;如发生上述违规情况,一律不予报销。

研究生毕业离校之前,必须办理完名下所有借款的报销冲账手续,包括研究生经费的报销,以及做为经手人为导师办理科研经费借款业务的报销后,方可签署离校通知单。

15.公务出国费应如何报销?

报销公务出国费必须提供政府机关的正规批文,还应提供邀请函、出国行程表、费用预算等佐证材料。出国国别、天数、人数规模、费用金额等应与上述佐证材料相符。

16.公务接待费应如何报销?

报销公务接待费,需要填写公务接待清单,注明接待活动的事由、时间、地点、被宴请人员及陪同人员信息等。接待客人10人以下的,陪同人员不得超过3人;10人以上的,陪同人员不得超过接待客人人数的三分之一。每批公务接待只能安排一次工作餐,平均每人餐费标准上限为90元。严禁到高档会所、KTV、茶馆、洗浴中心、文化演出机构等娱乐场所接待客人。

17.国外发票应如何报销?

国外发票需经国际交流与合作处翻译发票所载业务内容,还需经办人提供业务发生日期的外汇汇率证明材料,如银行转款单据,并提供此发票只报销一次的承诺书。

18.教职工子女托儿费应如何报销?

男职工报销子女上半年5个月托儿费,女职工报销子女下半年5个月托儿费,每月40元,合计200元。发票必须是幼儿园开据的正规发票,原则上要求每月开具一张发票。

19.支付方式有哪些选择?

支付方式只能在公对公转账和公务卡结算两种方式中二选一。

20.各类原始凭证的规范性方面有哪些要求?

会计基础工作要求原始凭证归档一律采用A4纸格式,所有票据均应在A4纸上右侧对齐进行粘贴,左侧留出2寸左右的装订位置。票据应采用液体胶水粘贴,相同类别的票据粘贴在一起,部分火车票背面的黑色硬涂层纸需要将其撕除后再粘在纸上,确保粘贴牢固、整齐、美观。

各类报销签批及汇总单据已上传至计划财务处网站下载中心,请大家各取所需。各类单据的金额栏均不可擅自修改涂抹。

21.什么是“二级财务办事人”管理模式?

学校鼓励各部门、学院、科研团队安排相对固定的人员办理财务业务,引入“二级财务办事人”管理模式。通过对财务业务的统筹规划,提高资金使用效益,减少和避免重复采购。发挥部门、学院及科研团队的集中统筹和领导作用,降低业务数量和运转时效成本,尽量实现琐碎业务在基层部门一到两次的有效集中,达到减少办事人数量,化零为整、化繁为简的目的。通过加强财务业务的集中度和规范性,从而提高办事效率,减少审批程序,为将来实现“投递式”业务办理打好基础。

二、科研业务问题的特殊说明

科研业务的一般规定参照上述办法执行,下面主要说明科研业务的特殊规定。

1.科研经费日常报销时常见的费用项目有哪些?

设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、科研项目绩效、科研外拨经费、其他支出等。每个科研项目的具体报销范围以项目任务书为准。

2.科研经费报销进口设备时需要提供哪些原始单据?

购入进口设备国内不开具增值税发票的,需提供国外发票、进出口货物报关单(水单)、代理费发票、与代理商签订的合同、代理商与国外签订的合同等。

3.科研经费中的哪些项目是不可调增项目?

设备费、劳务费、专家咨询费、科研外拨经费等项目均不可调增。差旅费、会议费、国际合作交流费这三个项目可以相互调整,但三项合计数不可调增。

4.科研测试费报销时需要提供哪些原始单据?

报销科研测试费时需要测试单位开具正规发票,并后附测试详单。发票内容无法体现测试单位具备测试资质的,还需提供测试单位的相关资质证明。

5.是否可以在科研课题承担单位(包括课题合作单位)内进行测试?

可以,但国库资金项目不能列支此类费用。

6.科研燃料动力费是指什么?

燃料动力费是指在课题研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料的消耗费用等。

7.科研经费报销燃料动力费需要提供哪些原始单据?

报销燃料动力费时除提供正规发票外,还需详细提供燃料动力的使用情况说明。 

8.科研经费报销差旅费有哪些特殊规定?

出差人员应为课题组成员,或参与课题研究开发活动的学生。出于安全考虑,不提倡出差人员驾驶私家车或搭乘便车出差。

9.科研项目经费中是否可以列支资料费?

可以,但必须是与项目相关的资料,且发票需要带明细。

10.科研经费中其他支出可以列支哪类费用?

其他支出是指科研课题在研究开发过程中发生的,除项目任务书注明费用类别之外的其他支出,例如:机耕费、租地费、税款等。

11.科研项目绩效应如何报销?

项目绩效发放时,需先到科技管理处网站下载《吉林农业大学科研经费绩效支出申请表》,如发放人员为校内职工,经审核后合并工资发放;如发放人员中包含校外人员或校内学生,则应单独填写上述表格进行核算。

12.科研外拨经费应如何报销?

报销科研外拨经费时,必须提供任务书复印件,且其中应注明转拨单位、金额、具体事项等内容。

(1)转拨到事业单位的,经费转拨到位后,需对方提供银行进账单及到款凭证,做为学校入账凭证。

(2)转拨到企业的,如科研项目经费来源为财政资金,经费转拨到位后,需对方提供银行进账单及到款凭证,做为学校入账凭证;转拨到企业的非财政资金,需提供转拨单位开具的正规发票方可入账。

 

 

 

 

 

 
   
 

 

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